1. GİRİŞ
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ("Politika") çerçevesinde Kosmos Vize Hizmetleri Anonim Şirketi (Bundan böyle kısaca "Kosmos" olarak anılacaktır) tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Kosmos veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda ("Kanun") yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve Kosmos'un benimsediği kanun hükümleri ve genel esaslar hakkında kişisel veri sahipleri bilgilendirilmektedir.
Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve makul düzeyde korunmaktadır.
2. POLİTİKANIN AMACI
Bu Politikanın temel amacı, Kosmos tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik esasları ortaya koymak, bu kapsamda kişisel verileri Kosmos tarafından işlenen kişileri aydınlatarak ve bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.
3. POLİTİKANIN KAPSAMI
Bu Politika; Kosmos nezdinde işlenen kişisel verileriniz ile ilgili; kişisel verilerin ve kişisel sağlık verilerinin işlenmesi ilkeleri, işbu verilerin işleme amaç ve şartları ile yurt içinde ve yurt dışına aktarımı, imhası ve işlenen veriler üzerindeki haklarınıza dair uygulama ve esasları kapsamaktadır.
4. ERİŞİM VE GÜNCELLEME
Politika, Şirketimizin web sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur ve gerektiğinde güncellenir. (Topladığımız ve işlediğimiz kişisel verilerinizin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 4. maddesi gereğince doğru ve gerektiğinde güncel olması gerekmektedir. Bu nedenle, kişisel verilerinizde herhangi bir değişiklik meydana gelmesi halinde, güncel ve doğru kişisel bilgilerinizi web sitemizde yer alan Aydınlatma Metninde açıklanan yöntemler ile bildirebilirsiniz.)
Kosmos, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika'da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika'da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
5. TANIMLAR
İşbu Politika'da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:
| Açık rıza |
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| Anonim hale getirme |
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi. |
| Kişisel veri |
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel verilerin işlenmesi |
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| KVK Kanunu |
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| KVK Kurulu |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
| KVK Kurumu |
Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
| Özel nitelikli kişisel veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Veri sahibi |
KVK Kanunu'nda "ilgili kişi" olarak addedilen, kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Veri sorumlusu |
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri işleyen |
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Sorumluları Sicili |
Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından tutulan veri sorumluları sicili (VERBİS). |
| Veri Envanteri |
Kosmos'un iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, kişisel verilerin aktarıldığı alıcı grubu ve ilgili kişisel veri sahibi grubuyla ilişkilendirerek oluşturduğu ve detaylandırdığı envanter. |
6. KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ VE KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
Kosmos nezdinde; Kosmos'un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu'nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve bunlarla sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu'nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu'nda düzenlenen tüm yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri (Ürün ve Hizmet Alan Kişi, Potansiyel Ürün ve Hizmet Alıcısı, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Ziyaretçiler, Tedarikçi Çalışanları, Tedarikçi Yetkilileri, Hissedar/Ortak, Çalışan Yakını, Danışman, Eğitmen, Ebeveynler, Eş-Çocuklar, Birlikte Seyahat Edilecek Kişiler, Davet Eden Kişi ve Referans Kişisi) ile sınırlı olmaksızın;
- İlgili Misyon uygulama ve talepleri başta olmak üzere kamu kurumları ve yetkili üçüncü kişilerin bilgi paylaşımı, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
- Vize başvuru sürecinde ilgili işlemlerin yürütülmesi,
- Vize işlemleri ile ilgili danışmanlık faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Şirket faaliyetlerimizin, şirket prosedürleri veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini,
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
- İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi,
- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Talep ve şikâyetlerin değerlendirilmesi,
- Yasal mevzuattan kaynaklanan bilgi ve belge saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
- Hukuki süreçlerimizin yönetilmesi,
- Tarafınıza kesintisiz olarak daha iyi ve güvenilir hizmet verilebilmesi
amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde kişisel veriler işlenecektir.
Kosmos, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından çıkarılan Veri Sorumluları Sicili Yönetmeliği uyarınca kişisel veri envanteri oluşturmuştur. Bu veri envanterinde veri kategorileri, verinin kaynağı, veri işleme amaçları, veri işleme süreci, verilerin aktarıldığı alıcı grupları ve saklama süreleri yer almaktadır.
Bu kapsamda Kosmos içerisinde aşağıdaki türlerde veri kategorileri, bu türlerle sınırlı olmamakla beraber bulunmaktadır:
| Kimlik Bilgisi |
Nüfus cüzdanınızda yazılı bulunan; isim, soyadı, anne adı, baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hal, din, kan grubu, kayıtlı olunan il, ilçe ve mahalle ve bunlarla sınırlı olmaksızın nüfus cüzdanınızda yazılı bulunan bilgiler. |
| İletişim Bilgisi |
Tarafınızla iletişim kurulabilmesi için sizden istenen ya da sizin verdiğiniz; ev telefonu numarası, cep telefonu numarası, ikametgâh adresi ya da diğer adres bilgisi, e-posta adresi gibi iletişim verileriniz. |
| Özlük Bilgisi |
Nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus kayıt örneği, ikametgâh belgesi, sağlık raporu, diploma fotokopisi, adli sicil kaydı, vesikalık fotoğraf, aile durumunu bildirir belge, askerlik durum belgesi, iş sözleşmesi / hizmet sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, adli sicil kaydınız (sabıka kaydınız), sağlık durumunuza ilişkin bilgi ve belgeler. |
| Mesleki Deneyim |
Diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar gibi. |
| Banka Hesap Bilgisi (Finans) |
Banka hesap numarası, IBAN numarası, banka kartına ilişkin sair bilgiler. |
| Öz Geçmiş Bilgisi |
Özgeçmiş belgenizde yazan ya da Kosmos tarafından talep edilen ya da tarafınızdan verilen eğitim bilgileriniz, eğitiminize ilişkin okul bilgileri, sertifika bilgileri, eğitim durumu ve eğitimleriniz hakkındaki bilgileriniz; iş deneyimlerinize ilişkin yer, tarih ve süre bilgileri, daha önce çalıştığınız iş ve göreve ilişkin bilgiler, çalışma deneyimlerinize ilişkin her türlü bilgiler; fotoğrafınız; sürücü belgeniz ve sürücü belgenizde yazılı bulunan bilgiler; referanslarınız ve referanslarınıza ilişkin bilgiler. |
| Lokasyon |
Bulunduğu yerin konum bilgisi. |
| Fiziksel Mekân Güvenliği (Ziyaretçi Bilgisi) |
Şirkete gelen ziyaretçilerin kamera kaydı, internet erişim bilgileri. |
| Sağlık Verileri |
Özlük dosyası oluşturulurken, özel sigorta ve vize işlemlerinde alınan her türlü sağlık bilgileri ve verileriniz (engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri). |
| Ceza Mahkûmiyeti Verisi |
Sabıka kaydı bilgisi. |
| Müşteri İşlem |
Fatura, gişe dekontlarındaki bilgiler, sipariş bilgisi, talep bilgisi gibi. |
| Hukuki İşlem |
Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi. |
| Pazarlama |
Geçmiş hizmet bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler. |
| İşlem Güvenliği |
IP adresi bilgileri, web sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi. |
| Finansal Veriler |
Banka hesap numaranız, IBAN numaranız, kredi kartı bilginiz, ödeme bilgileriniz, faturalama bilgileriniz, mal varlığı gibi finansal verileriniz. |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar |
Görsel ve işitsel kayıtlar. |
| Biyometrik Veriler |
Biyometrik parmak izi bilgileri. |
| Diğer |
Sigorta poliçe bilgileri, pasaport bilgileri, ücret ve bordro bilgileri, seyahat bilgileri, konaklama bilgileri, imza, seyahat belgesi türü, seyahat belgesi numarası, okul bilgisi, gidilecek diğer ülkeler gibi verileriniz, ebeveyn ad-soyadı, ebeveyn doğum yılı, ebeveyn uyruk bilgisi, eş-çocuk ad soyadı, eş-çocuk uyruk bilgisi, eş-çocuk doğum yılı; birlikte seyahat edilecek kişinin ad-soyadı, uyruk bilgisi gibi verileriniz. |
7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
7.1 Hukuka Uygunluk
Kosmos, Anayasa başta olmak üzere, KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak, kişisel verileri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak yürütür. Bu kapsamda Kosmos, kişisel verilerin işlenmesini gerektirecek hukuksal dayanakları tespit ederek işlem yapmakta, ölçülülük gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamakta, kişilerin bilgisi dışında işleme faaliyeti yapmamaktadır.
7.2 Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olması
Kosmos; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamakta, bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda tüm kişi kategorilerine ilişkin veriler güncel tutulmaya çalışılmakta, doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik her türlü idari ve teknik tedbir alınmaktadır.
7.3 Belirli, Meşru ve Açık Amaç
Kosmos; yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işleneceği amaç, işleme faaliyeti öncesinde belirlenmekte ve "Kişisel Veri Envanteri"ne de işlenmektedir.
7.4 Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması
Kosmos tarafından kişisel veriler, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesi için gerektiği ölçüde işlenmektedir. Sonradan kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. Bu kapsamda süreçler sürekli gözden geçirilmekte, kişisel verilerin azaltılması ilkesi hayata geçirilmeye çalışılmaktadır.
7.5 Kişisel Verilerin Gerektiği Kadar Muhafaza Edilmesi ve Sonrasında Silinmesi
Kosmos, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Kosmos öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bu kapsamda hukuk ve ceza zamanaşımı sürelerini dikkate almakta ve kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Kosmos "Veri İmha Politikası"na göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler yalnızca aşağıda belirtilen yasal dayanaklar kapsamında toplanabilir, işlenebilir veya kullanılabilir.
8.1 Açık Rıza
Kanun'un 3. maddesinde açık rıza; "belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza" şeklinde tanımlanmıştır. Ayrıca Anayasa'nın 20. maddesinin 3. fıkrasında, kişisel verilerin ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebileceği hüküm altına alınmıştır. Açık rıza, 6698 sayılı Kanun'da hem özel nitelikli kişisel veriler hem de özel nitelikli olmayan kişisel veriler bakımından temel hukuka uygunluk sebebi olarak öngörülmüştür.
Kanun'un 5., 6., 8. ve 9. maddelerinde veri işleme şartlarının karşılanmadığı ve rıza gereken haller yer almakta olup, Kosmos tarafından bu doğrultuda özgür irade ile beyan edilen ve ispatlanabilir şekilde alınmış (yazılı, elektronik ya da kayıt altına alınmış sözlü olarak) açık rızalar alınmak suretiyle kişisel veriler işlenmektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi halinde gerekli durumlarda açık rızalar yazılı olarak alınacaktır.
Kişisel veri işleyen süreç yöneticileri, işledikleri kişisel veriler toplanırken ilgili veri sahibinin açık rızasının varlığının ve geçerliliğinin kontrolünü sağlamakla yükümlüdür. Açık rıza olmadığının tespit edilmesi durumunda (aşağıdaki istisnalar hariç) veri işleme faaliyeti yapılmayacaktır.
8.2 Kişisel Verilerin Açık Rıza Alınmaksızın İşlenmesi
Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
8.3 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
Veri sahipleri açısından korunması çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil eden özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kosmos tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rıza alınmaksızın işlenebilmektedir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
- Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
- İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
- Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gereken her durumda KVKK Komitesi bilgilendirilecektir.
9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz; İlgili Misyon, ilgili misyonun aydınlatma metninde ifade edilen yurt içi ve yurt dışındaki denetleyici ve düzenleyici makamlar ve ilgili kamu kuruluşları, hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu ve özel hukuk tüzel kişilerine, Kosmos'un danışmanlarına, denetçilerimize ve hizmet sağlayıcılarımıza 6698 sayılı Kanun'un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.
Kişisel verileriniz; Kosmos faaliyetlerini ve iş süreçlerini devam ettirmek için yurt içi ve/veya yurt dışında bulunan ve işbirliği yaptığımız tedarikçilerimize, sigorta şirketlerimize, noter, banka ve finans kuruluşlarına, hukuk, mali müşavirlik, vergi vb. benzeri alanlarda destek aldığımız danışmanlık firmalarımıza, kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişilere, Kosmos adına kişisel veri işleyen yurt içi ve/veya yurt dışında depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği (sunucu, hosting, yazılım, bulut bilişim vb.) vs. alanlarında destek aldığımız hizmet sağlayıcılarımıza, 6698 sayılı Kanun'un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve yukarıda belirtilen amaçlar çerçevesinde aktarılabilecektir.
10. İLGİLİ KİŞİLERİN HAKLARI
Kosmos, kişisel verisini işlediği ilgili kişilerin aşağıda belirtilen haklar kapsamındaki taleplerine 30 gün içinde cevap verecektir:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Veri sahipleri, kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve yukarıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle, web sitesinde yer alan KVKK Başvuru Formu ile yukarıda belirtilen haklar kapsamında başvuruda bulunabilirler.
11. GİZLİLİK VE VERİ GÜVENLİĞİ TEDBİRLERİ
Kosmos içerisinde işlenen kişisel verilerin tamamı gizli olup, Kanun'un 12. maddesinde belirtilen;
- Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
- Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
- Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak
amacına uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbir alınmaktadır.
11.1 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler
Kosmos, kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik ve teknolojik güvenlik önlemini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi korumaktadır. Örneğin;
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Sızma testi yapılmaktadır.
- Şifreleme yapılmaktadır.
11.2 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler
- Kuruluş içerisinde bilgi güvenliği operasyonu ve uygulamasının başlatılması ve kontrol edilmesi amacıyla bir yönetim çerçevesi kurulmuştur.
- KVKK Komitesi ve irtibat kişisi atanmış ve görev tanımları belirlenmiştir.
- KVKK başvuru kanalları belirlenmiştir.
- İhlal, talep/şikâyet yönetim iş akışları belirlenmiştir.
- Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin ana esaslar, politika ve prosedürler belirlenmiştir.
- Veri İşleme ve Saklama Politikası oluşturulmuştur.
- Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası oluşturulmuştur.
- Özel Nitelikli Kişisel Veri Güvenliğine Yönelik Politika oluşturulmuştur.
- İşlenen kişisel veriler kapsamında mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Çalışanlar için kişisel veri güvenliği konusunda eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanların ve yüklenicilerin bilgi güvenliği sorumluluklarının farkında olmaları ve yerine getirmelerini temin etmek üzere veri güvenliğine ilişkin rol ve sorumluluklar ile görev tanımları belirlenmiştir.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Çalışan, müşteri, tedarikçi vs. için aydınlatma metni yayımlanmıştır.
- Açık rıza alınması gereken süreçler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri giderilmektedir.
- İşleme amacı bakımından anılan kişisel verilere ihtiyaç olup olmadığı değerlendirilmekte, kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, durumu en kısa sürede ilgili kişiye ve Kurul'a bildirmek üzere çalışanlar tarafından gerekli önlemler alınmaktadır.
11.3 Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede (maksimum 72 saat içinde) ilgili veri sahibine ve Kurul'a bildirecektir.
12. KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI (SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ) ŞARTLARI
Türk Ceza Kanunu'nun 138. maddesinde, KVK Kanunu'nun 7. maddesinde ve Kurum tarafından çıkarılan "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik" uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Kosmos'un kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kosmos bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir Politika oluşturmuş olup, bu Politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapılmaktadır. Bu yönetmelik uyarınca Kosmos tarafından periyodik imha tarihleri belirlenmiş olup, yükümlülüğün başlaması ile beraber çeşitli aralıklarla periyodik imhanın yapılacağına dair takvim oluşturulmuştur.
13. YÜRÜTME
İşbu Politika'nın yürütülmesinden ve Kosmos tarafından KVK Kanunu düzenlemelerine uygun hareket edilmesini sağlamak üzere bir yönetim yapısı kurulmuştur.
14. POLİTİKA'NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ
İşbu Politika 07.01.2022 tarihinde yürürlüğe girmiş olup, 06.08.2024 tarihinde güncellenmiştir.